(Auszug) Um noch effizienter arbeiten zu können und den internen Arbeitsfluss zu straffen, entschied die ARWAG ITH, ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen, welches die Dokumente archiviert und verwaltet und die Abläufe verbessert.

„Wir wollten vor allem die Suchzeiten für Dokumente verkürzen, Anfragen schneller beantworten können, die Dokumente auf einen Blick vor uns haben und sowohl am Arbeitsplatz als auch über Internet darauf zugreifen können. Postmappen und die Archivablage mittels Ordnern sind nun Vergangenheit“, präzisiert Michael Schmidl, Geschäftsführer der ARWAG ITH, die Beweggründe, die im vergangenen Jahr zur Umstellung auf ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem führten.

„In der Praxis sieht dies folgendermaßen aus: Die laufende Eingangspost wird im Sekretariat mit Kofax Ascent Capture gescannt, dann mit Saperion an die Geschäftsführung weitergeleitet. Die Geschäftsführung teilt die eingegangenen Dokumente auf die jeweiligen Pools oder Mitarbeiter zwecks Beschlagwortung und Archivierung durch den jeweiligen Mitarbeiter auf.

„Nach nur wenigen Monaten Echtbetrieb zeigt sich bereits eine wesentliche Verbesserung hinsichtlich der Zeitspanne bis das jeweilige Schreiben beim Mitarbeiter einlangt. Pluspunkte sind auch die automatische Evidenzhaltung von diversen Agenden, das rasche Auffinden verschiedener Dokumente und dass der gesamte Schriftverkehr abteilungsübergreifend sofort verfügbar ist“, lobt Schmidl die Vorzüge des EMS von Ammonit und denkt bereits über eine Erweiterung der Softwarelösung nach.

Angesprochen auf die Zusammenarbeit mit Ammonit zeigt sich ARWAG ITH-Geschäftsführer Michael Schmidl vor allem von der seriösen Umsetzung von der Angebotserstellung bis zur Verwirklichung angetan: „Freundliche und kurzfristige Reaktion auf alle Wünsche im Zusammenhang mit der Realisierung des Projekts“, bringt er kurz und bündig die Zusammenarbeit mit Ammonit auf den Punkt.

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